Compliance in KMU: Ein unverzichtbarer Leitfaden zur Regelkonformität

 

Für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) in der Schweiz ist die Auseinandersetzung mit Compliance, also der Einhaltung von gesetzlichen Bestimmungen und Richtlinien, unumgänglich. Trotz begrenzter Ressourcen im Vergleich zu grösseren Konzernen, ist es für KMU essentiell, Compliance nicht als bürokratische Last, sondern als Chance für nachhaltiges Wirtschaften zu begreifen. Ignorieren ist keine Option, denn Regelkonformität schützt vor rechtlichen Konsequenzen und fördert das Unternehmensimage.

Funktionen eines Compliance-Management-Systems

Ein Compliance-Management-System dient der Vermeidung und Aufdeckung von Fehlverhalten und der Förderung eines integren Verhaltens. Es beinhaltet angemessene Massnahmen bei Regelverstössen und fördert eine kontinuierliche Verbesserung der Compliance-Prozesse. Für KMU bedeutet dies, ein auf ihre Grösse und Risikoprofil zugeschnittenes System zu entwickeln, das einfache, aber effektive Massnahmen zur Gesetzeskonformität vorsieht.

 

Konkrete Massnahmen für KMU

Die Implementierung eines effektiven Compliance-Management-Systems in KMU kann zunächst als eine überwältigende Aufgabe erscheinen, insbesondere angesichts begrenzter Ressourcen und Fachkenntnisse. Der Compliance-Würfel bietet jedoch einen strukturierten Ansatz, um diese Herausforderung zu bewältigen, indem er die sechs zentralen Bereiche Unternehmenskultur, Einbettung, Aktivitäten, Personen, Ressourcen und Fundament in den Mittelpunkt stellt.

Um ein effektives Compliance-Management-System zu entwickeln, sollten KMU die sechs zentralen Bereiche des Compliance-Würfels mit praktischen Massnahmen gezielt angehen:

 

1. Unternehmenskultur

• Etablierung einer ethischen Grundhaltung: Führen Sie regelmässige Schulungen und Workshops für alle Mitarbeiter durch, um die Bedeutung ethischen Verhaltens und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu betonen. Machen Sie Ethik zu einem festen Bestandteil Ihrer Unternehmenswerte.
• Vorbildfunktion der Geschäftsführung: Die Führungsebene sollte durch ihr Verhalten deutlich machen, dass Compliance und ethische Standards im Unternehmen höchste Priorität haben.

 

2. Einbettung

• Integration in tägliche Prozesse: Stellen Sie sicher, dass Compliance-Richtlinien und -Verfahren in den täglichen Arbeitsablauf integriert sind. Erstellen Sie Checklisten und Richtlinien für häufige Geschäftsprozesse, um Compliance zu vereinfachen.
• ​Nutzung von Technologie: Implementieren Sie Softwarelösungen, die Compliance-Prüfungen und -Berichterstattungen automatisieren und vereinfachen.

 

3. Aktivitäten

• Risikobewertung: Führen Sie regelmässig Risikoanalysen durch, um potenzielle Compliance-Risiken zu identifizieren und zu bewerten. Passen Sie Ihr CMS entsprechend an.
• Monitoring und Reporting: Etablieren Sie ein System für das Monitoring von Compliance-Aktivitäten und das Reporting von Verstössen. Dies sollte sowohl interne Überprüfungen als auch externe Audits umfassen.

 

4. Personen

• Schulung und Bewusstseinsbildung: Investieren Sie in kontinuierliche Schulungen für Mitarbeiter, um ihr Bewusstsein für Compliance-Fragen zu schärfen. Dies umfasst auch die Schulung neuer Mitarbeiter und regelmässige Auffrischungskurse.
• Kommunikationskanäle: Richten Sie sichere und vertrauliche Meldekanäle ein, über die Mitarbeiter Bedenken oder Verstösse melden können, ohne Repressalien fürchten zu müssen.

 

5. Ressourcen

• Angemessene Ressourcenbereitstellung: Stellen Sie sicher, dass ausreichende Ressourcen für die Durchführung von Compliance-Aktivitäten zur Verfügung stehen. Dies beinhaltet finanzielle Mittel, Personal und Technologie.
• Externe Unterstützung: Ziehen Sie in Betracht, externe Berater oder Dienstleister für spezielle Compliance-Aufgaben oder Schulungen zu nutzen, um interne Kapazitäten zu ergänzen.

 

6. Fundament

• Rechtliche und regulatorische Anforderungen: Halten Sie sich stets über relevante Gesetze und Vorschriften auf dem Laufenden und passen Sie Ihr CMS entsprechend an.
• Dokumentation und Verfahrensrichtlinien: Entwickeln und pflegen Sie eine umfassende Dokumentation Ihres CMS, einschliesslich aller Richtlinien, Verfahren und Schulungsmaterialien.